Organización y administración de la práctica deportiva
El Deporte es una actividad necesaria para el desarrollo integral y su identidad social y nacional de un ser humano.
En cuanto mejor esté preparado el evento más posibilidades hay de conseguir que nuestro acto sea exitoso; y para organizar un evento deportivo es necesario conocer y dominar la administración, la planificación, la programación, la organización, el mercadeo; así como la aplicación de los elementos pedagógicos que deben incorporarse y aplicarse a la organización de los eventos deportivos.
¿Cómo organizar un evento?
El deporte, ha recibido en el último medio siglo un impulso importante, muchos eventos son cubiertos atreves de la televisión. De ahí que sus organizadores deban hacer un esfuerzo importante para que se desarrolle con orden y brillantez.
Siempre que vayamos a realizar cualquier acción debemos analizar la situación de nuestra propia Organización (Institución, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnóstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de gestión y organización más adecuadas
Existen varias normativas básicas de las cuales las tres principales son:
1.Sencillez
2.Educación
3. Anticipación.
Si bien, auto exigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento nos llevará a una mejor planificación y coordinación del mismo.
Es necesario identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y actividades, establecer nivel de descentralización, coordinación y comunicación y conseguir mediante la planificación: calidad, eficacia y eficiencia.
Existen varias formas de organización, lo cual engloba lo siguiente:
1) FUNCIONAL
- División del trabajo en tareas integradas.
- Estructura en secciones, departamentos, etc.
- Partes pero solo una estructura organizativa.
- Dirección única
-Ejemplo: periódico, servicio de deportes.
2) DIVISIONAL
-Estructura configurada por divisiones.
-Divisiones con estructura organizativa propia.
-Cada división con dirección propia.
-Actividades muy diferentes entre sí.
Ejemplo: O.A.L. (Organización Autonómica Local).
3) MATRICIAL
-Utilizado en grandes empresas con localizaciones geográficas diferentes.
-Cada sede con autonomía propia.
-Todas las sedes tienen matriz única.
Ejemplo: Multinacionales.
4) ADHOCRÁTICO
-Se crea con una duración limitada.
-Se utiliza para actividades singulares.
-Requiere de expertos.
Ejemplo: J.J.O.O.
Una vez que tenemos la idea debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones, equipamientos, alojamientos, transportes, profesorado, monitores, deportivas, organizativas, logísticas y de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
Presupuestos:
Este es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercialización, venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos; a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible. Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto deben apartar un 20% para imprevistos.
Organigrama:
Siempre el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Aquí es necesario analizar también cuáles son nuestras verdaderas posibilidades organizativas:
- Fortalezas: Experiencia organizativa de otras actividades, voluntarios, apoyos organizativos, ilusión colectiva, financiación suficiente.
-Debilidades: Poca experiencia organizativa, otras candidaturas, pocas infraestructuras, pocos técnicos, poca financiación
Una vez comprobado que estamos en las condiciones óptimas para hacer el proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso de un Evento, o presentar el proyecto a quién corresponda aprobarlo en caso de otro tipo de actividad.
Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que tengamos, estudiando qué necesitamos, si es viable económicamente y en otros aspectos, cuál es el presupuesto, cómo lo financiamos, con que apoyos contamos y si nuestra organización deportiva está suficientemente preparada para llevarla a cabo o debemos traer a alguien de fuera y/ o realizar Formación para nuestro capital intelectual.
No debemos precipitarnos y pasar a la siguiente Fase del Proceso de Organización sólo si estamos convencidos de que lo haremos con eficacia, eficiencia y calidad. Que sabemos qué hacer el “día después” de finalizar la Actividad, y que la realización de la misma no hipotecará nuestra organización y por tanto no repercutiría negativamente en nuestro Sistema deportivo.
Necesidades de material y equipo:
El equipo y los materiales son muy importantes para realizar un evento totalmente exitoso, un ejemplo de ello son los siguientes.
Los Recursos Humanos que participan en la organización de una Actividad deportiva suelen ser: Director/ a, coordinador/ a, profesores, monitores, voluntarios, médicos, azafatas, policías, guardias civiles, auxiliares administrativos, técnicos, etc...
En cuanto a los recursos materiales, estos son los más utilizados: Pancartas, display, cinta balizadora, carpas, megafonía, teléfonos fijos y/o móviles, ordenadores, material de informática, material de oficina, vallas, pódium, estacas, fotocopiadoras, alargadores de luz, walki-talkis, cámara de fotos, cámara de video, retroproyector, proyector de diapositivas, cañón para power point, cinta métrica, pizarra, cronómetros, dorsales, imperdibles, linternas, pilas, mesas / sillas / mamparas / mostradores, marcadores, programa de mano, silbatos, pins / camisetas/ carpetas.
Para mantener el orden en el evento y que todo sea justo es necesario contar con jueces y con un Comité de Honor y justicia
En el caso de los jueces, su función consiste en organizar, facilitar y supervisar un proceso que culminará en un resultado basado en una evaluación justa e imparcial de las pruebas del caso, es el encargado de velar por la integridad de las diligencias y asegurarse que actúen debidamente sin extralimitarse en el ejercicio de sus funciones.
La Comisión de Honor y Justicia se encarga de: cconvocar y presidir las sesiones, y contar con voto de calidad en caso de empate, iniciar, substanciar y gestionar los procedimientos de responsabilidad administrativa de los servidores públicos, proponer la aplicación de sanciones, notificar a las partes y a las autoridades que se requieran, las quejas iniciadas en los procedimientos de responsabilidad administrativa.
Convocatoria:
Invita el anfitrión. Cargo, nombre y apellidos, carta personalizada o tarjetón, con 7 días de antelación mínimo. Margen ideal entre 10 y 15, en caso de urgencia, telegrama o llamada telefónica, puede especificarse el invitado de honor o la autoridad que presidirá, si el anfitrión no invita debe especificarse la persona que lo hace en su nombre, hay que especificar en ella el tipo de acto al que se invita, lugar, día y hora, dependiendo del acto, especificar “etiqueta”, a quien se confirma asistencia, recomendaciones sobre horario más adecuado de llegada, también se puede adjuntar una nota de protocolo.
Adecuación de infraestructura:
Adecuar cada edificio de acuerdo a las actividades que ahí se van a realizar es necesario para que ese deporte se realice en las mejores condiciones y en una mayor comodidad, si esto no es adecuado, no cumplirá con las reglas de cada deporte ni se podrá desempeñar óptimamente cada participante.
Sistemas de competición:
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro
Los sistemas de eliminación más conocidos son:
· Todos contra todos individual
· Todos contra todos por equipo
· Eliminación sencilla
· Eliminación doble
· Sistema suizo
· Pirámide, desafío o ranking
Ejecución de la actividad.
Algunas actividades se presentan a los medios de comunicación social, dependiendo de su importancia, una semana o quince días antes del comienzo de la misma.
De alguna manera, la presentación de la actividad marca el tiempo final de la planificación, de la preparación, de estudiar para el examen y, comienza el de la ejecución, el del examen. Suelen haber nervios, tareas de última hora.
Dependiendo de la actividad, los participantes procederán de fuera del lugar donde se realiza. La recepción es un momento fundamental, debe ser muy bien estudiada y organizada porque es la primera impresión que los participantes tienen de la organización.
Todas se inauguran en el sentido de que todas actividad tienen un momento para comenzar, entre más agradable relajante, motivante sea es mejor.
En cuanto a la celebración, el primer partido del campeonato se queda tranquilo porque se piensa que lo peor ya ha pasado; aunque en parte esto sea verdad, nunca hay que relajarnos completamente.
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizaran pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…
En algunos actos el discurso está presente dentro del evento que organizamos.
Como regla común, comienza a hablar la personalidad de menos rango y finaliza la de mayor.
En la actualidad, la presencia en algunos eventos de un alto número de representantes políticos, institucionales, etc, genera intervenciones de hasta seis y siete turnos.
Por otra parte, hay que cerrar también los tiempos de intervención de cada representante; y avisarles previamente, bien directamente o a través de su equipo de colaboradores, el tiempo que se le ha adjudicado a cada uno de ellos.
Seguir estas pautas mínimas, embellecerá el evento y os librará de grandes dolores de cabeza
Memoria.
De todas las actividades que se realicen, debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que no nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras actividades. Normalmente el momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
o Inventario y distribución del material
o Devolución del material préstamo
o Limpieza de circuitos, instalaciones, salas, etc..
o Agradecimientos
o Justificaciones
